Pourquoi MS Project 2007 est-il plus simple et plus efficace pour la gestion de projets ? PDF Imprimer Envoyer

La gestion d’informations de projet associées, par exemple, à son objectif (phases, tâches et jalons), son délai (planification, dates butoir et chemin critique) et ses ressources (affectations, effort et coûts), ainsi que la nécessité de communiquer efficacement ces informations, sont autant d’indicateurs justifiant l’utilisation de Microsoft Project.

Formasoft conseille vivement l’utilisation de MS PROJECT 2007 c’est pour cela qu’elle organise des formations sur la manipulation et l’exploitation des différentes fonctions de cet outil. Outre que ces formations pointues, les formateurs proposent et collaborent leurs ateliers dans les séminaires de gestion de Projet en utilisant MS Project en tant qu’un outil complet de planification, communication, suivi et analyse de ses données.
Microsoft Project est le meilleur outil pour la gestion de projets car il a été spécialement conçu pour ce faire et offre des outils faciles à utiliser pour générer immédiatement des gains de productivité.

Planification d’un projet

Microsoft Project permet aux chefs de projet non seulement de créer un plan, mais également d’avoir une vision claire du projet tout au long du cycle de planification, de suivi et de reporting.
Microsoft Project 2007 intègre les outils requis pour configurer facilement et rapidement la structure de répartition du travail, ainsi que pour la gérer. L’étape suivante consiste à établir un délai en définissant la durée des tâches et leurs interdépendances ou liens.
L’achèvement du plan implique d’identifier et d’allouer des ressources. Les relations entre les tâches peuvent ensuite être représentées sous forme de graphiques ou de rapports. Il est alors possible de partager facilement ces informations. Microsoft Project vous permet de :

  • Configurer rapidement les phases, les tâches et les jalons d’un projet ;
  • Définir facilement la durée des tâches et leurs relations ;
  • Identifier clairement les ressources, les allouer et coordonner la charge de travail
  • Accéder aux informations pertinentes d’un projet et les partager,le tout rapidement ;
  • Créer facilement des rapports personnalisés pour les membres de l’équipe de projet afin qu’ils restent informés et alignés sur les objectifs.
  • Importer des données existantes de Microsoft Excel ou Outlook ;
  • Créer un plan de projet à l’aide des modèles prédéfinis ;
  • Réduire ou développer les plans pour obtenir le niveau de détail nécessaire ;
  • Modifier la durée d’une tâche en cliquant dessus et en faisant glisser la souris ;
  • Conserver des notes sur des informations importantes relatives aux tâches ;
  • Effectuer des simulations avec la fonction d’annulation sur plusieurs niveaux ;
  • Centrer votre attention sur les tâches pilotant l’achèvement et le chemin critique du projet ;
  • Déterminer les facteurs ayant une incidence sur les dates des tâches et identifier facilement la cause première des problèmes.

Communiquer à partir du plan du projet

Il est facile d’informer les parties prenantes avec les fonctions suivantes de Microsoft Project :

  • Utilisation d’affichages appropriés pour tenir les parties prenantes informées
  • Contrôle des informations à présenter avec des tables prédéfinies
  • Gros plan sur des informations spécifiques à l’aide des filtres
  • Regroupement d’informations pour des communications et des décisions efficaces
  • Sur lignage de cellules pour leur donner une signification particulière
  • Analyse et communication de données relatives au projet dans des rapports et des graphiques professionnels

Suivi et analyse du plan de projet Microsoft Project permet également le suivi et l’analyse de la progression des projets. Dans Microsoft Project, suite à l’approbation d’un plan optimisé, il est possible d’enregistrer une copie du plan initial en définissant une planification initiale.
AvecMicrosoft Project, une fois la planification initiale définie, les contraintes du projet sont gérées en comparant le plan modifié avec la planification initiale enregistrée. Les chefs de projet peuvent alors suivre la progression, identifier les problèmes et y remédier avec les Outils intégrés de Microsoft Project.

Résumé

Les chefs de projet qui sont équipés de l’outil approprié pour développer des plans, établir des calendriers et communiquer des informations sur la progression des projets bénéficient de réels avantages. Microsoft Office Project 2007 intègre des outils de planification, de suivi, d’analyse et de communication visant à faciliter la gestion des éléments critiques d’un projet. Outil indispensable pour les chefs de projet, Microsoft Project 2007 a été spécialement conçu pour améliorer l’efficacité et la productivité dans la gestion des activités inhérentes aux projets

Pour gérer un projet et assurer son succès, il faut avant tout cerner la “triple contrainte” de tout projet (objectif, coût, délai). La gestion de ces contraintes peut faire toute la différence entre le succès et l’échec. Selon le “Chaos Report” publié en 2004 par le Standish Group, 53 % (des projets) sont pathologiques (retard, dépassement du budget et/ou caractéristiques et fonctionnalités insuffisantes par rapport au cahier des charges).

Avec Microsoft Project 2007, le contrôle de cette triple contrainte est simple. Ce programme a été conçu pour calculer et recalculer automatiquement le plan du projet en fonction d’informations nouvelles ou modifiées concernant les objectifs, le délai et les ressources du projet. Il est essentiel d’assurer la clarté de ces prévisions pour les parties prenantes. Avec Project 2007, il est facile de représenter sous forme graphique les plans actuels et les modifications, afin que les dirigeants et les collaborateurs puissent intervenir de manière efficace et appropriée.

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